Uno de los errores más comunes que se comete cuando pensamos en continuidad del negocio es pensar que las contingencias únicamente pueden derivarse de aspectos externos, ya sea fenómenos naturales como terremotos o huracanes o servicios de ciertos proveedores como el suministro de energía eléctrica.
Pero hay un universo importante a considerar cuando nos planteamos que algunas de esas contingencias pueden ser provocadas por las personas que laboran dentro de la propia empresa, ya sea de forma intencional o por descuido. Según estudios, cerca del 23% de las contingencias que comprometen la continuidad del negocio son provocados –afortunadamente- por humanos.
¿A qué me refiero con “afortunadamente”? Bueno, a diferencia de los desastres naturales o incluso fallas en la tecnología, el tema de las personas puede ser más fácilmente prevenido. De ahí la importancia de evangelizar con una campaña a nivel organizacional de lo que implica una práctica de continuidad del negocio, tanto los beneficios y los riesgos de no llevarla a cabo. Si bien no podemos evitar que sucedan, podemos al menos prevenirlo o en su caso mitigar el impacto de forma más eficiente.
Ahora bien, ¿cómo nos aseguramos que dicha campaña de comunicación está surtiendo efecto? Después de todo, continuamente estamos bombardeando a los empleados con comunicados, cursos, pláticas y talleres sobre infinidad de temas. Cultura, trabajo en equipo, responsabilidad social, liderazgo, ética y valores. ¿Por qué habría de resultarles atractivo a los empleados no solo atender, sino aquilatar una plática o taller sobre continuidad del negocio y poner en práctica lo ahí visto?
Bueno, resulta que una campaña así debiera ser más que solo leerle a un auditorio una presentación de 40 diapositivas. Para tener éxito, antes que todo debe involucrarse al empleado previo a que asista a las sesiones presenciales de difusión, mediante comunicados. Dar a conocer el impacto que un error humano puede acarrear desde la perspectiva de su función. Por otro lado, estas pláticas y mensajes deben extenderse a todos más allá de si tienen una función o participación específica dentro del plan. Pero si ese fuera el caso, sería una excelente práctica conocer previamente la función que cada uno de los asistentes tiene dentro de la organización así como su función específica dentro del plan. De tal forma, que el mensaje se personalice para cada integrante y éste conozca la relevancia de su rol dentro del plan.
Y al final lo más importante, medir la penetración de la campaña. No basta con enviar un “examen” en línea para asegurarnos que todo mundo está informado, o tener un compendio de listas de asistencia a las sesiones presenciales, cumpliendo así para fines de auditoría. Es necesario establecer métricas específicas como reducción en los niveles de riesgo, contingencias derivadas de errores humanos, número de veces que se consultan los lineamientos o tipo de cuestionamientos que se realizan a los responsables.
Por último, otra práctica recomendable es implementar una línea permanente para resolución de dudas sobre el tema de continuidad del negocio, similar a lo que hacen algunas empresas para hablar con la Dirección General o denunciar un acto de fraude o corrupción. El punto es transmitir la importancia sobre este tema. Al final de cuentas cualquiera de estos temas tiene la misma relevancia, ¿cierto?.
Publicado por Disaster Recovery